Event Terms and Conditions

For the French version click here.


Booking an event

When booking an event with CHS Alliance you are reserving a place at the event and signing up to these terms and conditions. You will receive an automated email to confirm your booking and, if you choose to pay online, a confirmation of your payment. If you select to pay by invoice, you will be emailed an invoice which will need to be paid on receipt.

Event fees

The fee includes event participation, course materials, refreshments and lunch on each full day. (For half-day events, we specify in the online booking details if lunch and refreshments are included.) Participants are responsible for finding and paying for their own accommodation, if required, and travel. Residential events will be clearly marked and will include accommodation. Full details of what is included in the fee can be found on the relevant event details webpage on www.chsalliance.org/our-events/events.

CHS Alliance members receive up to 50% discount on most of our paid-for events and some events are free for members to attend. For free events, non-members can sometimes participate for a small contributory fee.
For some events, subsidies and early-bird booking offers are available for eligible participants. If this is the case for the event you have booked on, please follow the procedures to apply for the discount.

Payment

Please ensure to process your payment for the event fees as soon as you receive the invoice. Payment must be received before you attend the event, unless otherwise agreed in writing with CHS Alliance.
Please note that non-payment after booking onto an event does not indicate a cancellation, unless you have informed CHS Alliance that you no longer require your booking. Please see our cancellation policy below for further details.

Visa requirements

For participants who require a visa to attend one of our events, CHS Alliance can provide an invitation letter, but unfortunately this does not guarantee entry into the country. If you require an invitation, please write to info@chsalliance.org immediately after booking your place for the event. Please note that we need to have received your payment for the event before an invitation can be issued. CHS Alliance may not be able to provide invitation letters for all countries in which we run events, as determined by the visa laws of that country.

Cancellation policy

Cancellations more than 28 days before the beginning of the event incur no penalty, and we will refund your fee in full, apart from bank transfer fees which may apply. Bookings cancelled 8 – 28 days in advance incur a cancellation fee of 50% of the paid fee, or you may move your booking to another event without extra fees.

Cancellations less than 8 days in advance, as well as no-shows, are charged in full. Substitutions may be made at any time without penalty. Cancellations and substitutions must be done by email to info@chsalliance.org or by telephone to +44 (0)20 3137 3590.

Event fee payment is due on receipt of the invoice, no later than two weeks before the beginning of the event. As our events are very popular, please let us know at your earliest convenience if you need to cancel your booking.

Please note that the cancellation policy is applicable for all bookings made, as a place has been reserved for you. CHS Alliance reserves the right to require payment of unpaid invoices of no-shows, as these incur the same cost for CHS Alliance and prevent the place being offered to other participants.

In case of free events, bookings cancelled less than 8 days in advance, as well as no-shows, incur a fee of GB£25.00 to cover catering, printing and administrative costs.

If the event is cancelled by CHS Alliance

Occasionally we may have to cancel or postpone an event. We always try and give you at least two weeks’ notice, unless an emergency such as security conditions has led us to cancel the event. If a cancellation takes place, we will refund your event fee or transfer your booking to another date or event, whichever suits you best. Unfortunately, we will not be able to refund travel or accommodation expenses. Please note that cancelling our events is thankfully very rare.


Conditions générales et bases contractuelles pour les événements organisés par CHS Alliance 

Réservation d’événement

Dans la mesure où une place vous est réservée, en effectuant une réservation pour un événement organisé par CHS Alliance, vous acceptez de soumettre votre réservation  à ces conditions générales et bases contractuelles pour les événements organisés par CHS Alliance. Sur réception de votre réservation, un courrier électronique généré automatiquement vous est envoyé pour confirmer votre réservation. Si vous optez pour le payement en ligne, vous recevrez également une confirmation de votre payement par courrier électronique. Si vous optez pour le payement par facture, celle-ci vous sera envoyée par courrier électronique et doit être payée à réception.

Tarifs des événements

Le tarif inclut la participation à l’événement, le matériel distribué lors de l’événement, les repas de midi et pauses-café pour chaque journée entière d’événement (pour les événements se déroulant sur une demi-journée, nous spécifions sur le formulaire de réservation en ligne si les repas de midi et pauses-café sont inclus). L’arrangement et les frais de logement et de déplacement sont à la charge des participants. Les évènements résidentiels, clairement marqués comme tels, incluent le logement. La liste complète de ce qui est inclus dans les événements peut être trouvée sur la page Internet de l’événement en question, sur www.chsalliance.org/our-events/events.

Les organisations membres de CHS Alliance bénéficient d’un rabais pouvant aller jusqu’à 50% sur la plupart des événements dont la participation est payante et d’une participation gratuite sur certains événements. Pour les événements gratuits, les organisations qui ne sont pas membres peuvent parfois participer moyennant une petite contribution financière. Pour certains événements, des subsides ou des tarifs d’inscription anticipée sont disponibles pour les participants éligibles. Si c’est le cas pour l’événement que vous avez réservé, veuillez suivre la procédure requise pour bénéficier du rabais.

Payement

Veuillez payer vos frais d’inscription aussi rapidement que possible une fois la facture reçue. Le payement doit être reçu avant le début de l’événement, sauf exception obtenue sur l’accord écrit de CHS Alliance.
Veuillez noter que le non-paiement après l’inscription à un événement ne peut en aucun cas faire office d’annulation. Si vous désirez annuler un événement, vous devez en informer expressément CHS Alliance. Veuillez-vous reporter à notre politique d’annulation pour davantage d’information.

Assistance à l’obtention de visas

Pour les participants qui ont besoin d’un visa pour se rendre à l’un de nos événements, CHS Alliance peut fournir une lettre d’invitation. Veuillez noter que celle-ci ne peut vous garantir l’obtention d’un visa et/ou l’entrée dans le pays.  Si vous avez besoin d’une lettre d’invitation, veuillez écrire à info@chsalliance.org immédiatement après avoir réservé l’événement. Nous devons avoir reçu votre payement à l’événement avant de pouvoir vous envoyer la lettre d’invitation. Selon la loi en vigueur dans le pays où l’événement a lieu, il peut arriver que CHS Alliance ne soit pas en mesure de vous fournir une lettre d’invitation.

Politique d’annulation

En cas d’annulation effectuée 28 jours avant le début d’un événement, les frais de participation sont remboursés dans leur totalité et sans frais, à l’exception d’éventuels frais bancaires qui s’appliqueraient. En cas d’annulation dans une période de 8 à 28 jours avant l’événement, des frais d’annulation s’élevant à 50% du montant du tarif de participation à l’évènement s’appliquent. Alternativement, vous pouvez transférer votre inscription sur un autre événement sans frais supplémentaire.

Pour toute annulation effectuée moins de 8 jours avant le début de l’événement ainsi qu’en cas d’absence à la formation (no-show), les frais de formations sont entièrement dus. Il reste toutefois possible de transférer la participation à un autre événement, sans frais supplémentaire. Les annulations et transferts doivent être demandés par email à  info@chsalliance.org ou par téléphone, au numéro  +44 (0)20 3137 3590 pour les formations en anglais et +41 (0)22 788 16 41 pour les formations en français.

Le payement des frais de participation sont dus à réception de la facture et doivent être effectués au plus tard deux semaines avant le début de l’événement. Etant donné que nos événements sont populaires, veuillez nous informer au plus tôt si vous devez annuler votre participation.

La politique d’annulation est applicable à toutes les inscriptions, dans la mesure où celles-ci signifient la réservation d’une place. CHS Alliance se réserve le droit d’exiger le payement des factures impayées ainsi que des absences (no-show), étant donné que les frais de formation pour CHS Alliance restent les mêmes et que l’absence d’annulation n’a pas permis de transférer la place à un autre participant.

Dans le cas d’événements gratuits, pour toute réservation annulée moins de 8 jours à l’avance, ainsi que les absences (no-show), des frais de CHF35.00 seront facturés pour couvrir les frais de restauration et d’impression, ainsi que les frais administratifs.

En cas d’annulation de l’événement par CHS Alliance

Exceptionnellement, nous pouvons nous retrouver dans une situation où nous sommes dans l’obligation de devoir annuler ou déplacer un événement. Nous essayons dans la mesure du possible de vous en avertir au plus tard deux semaines avant le début de l’événement, sauf cas d’urgences, comme par exemple une annulation pour des raisons de sécurité. En cas d’annulation de notre part, nous vous remboursons les frais de participation, ou transférons votre réservation sur une autre date ou un autre événement, selon vos préférences. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure de rembourser les frais de déplacement ou de logement. Veuillez noter toutefois qu’une annulation de notre part est –heureusement - très rare.